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Alles, was Sie über die kommende QR-Rechnung wissen müssen

Enorme Zeitersparnis beim Erstellen, Erfassen und Bezahlen der Rechnungen? Was nach einer Wunschvorstellung klingt, das verspricht die neue QR-Rechnung (QR steht für Quick Response). Gespannt blicken wir auf den Tag der langersehnten Einführung des QR-Codes, den 30. Juni 2020. Sie haben sich noch nicht mit den kommenden Anpassungen und Änderungen auseinandergesetzt? In diesem Artikel erfahren Sie, was sich alles ändert, welche Vor- und Nachteile auf uns zukommen und wie Sie die Umstellung am besten meistern.

Eckdaten zur QR-Rechnung
Ein Ablösedatum für die uns bekannten Einzahlungsscheine (rot und orange) ist noch nicht festgelegt. Wir können aber von circa 2 Jahren ab der Einführung ausgehen, bis die Einzahlungsscheine komplett von der kommenden QR-Rechnung abgelöst werden. Die QR-Rechnung wird aus dem Zahlteil und dem Empfangsschein bestehen (nachfolgende Abbildung). Der Zahlteil wird nochmals in zwei wesentliche Elemente, das digitale Element (Swiss QR-Code) und das analoge Element (lesbare Zahlungsinformationen), geteilt. Der Swiss QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen sowie zusätzliche Daten und wird mit einem Schweizerkreuz in der Mitte gekennzeichnet. Der Code kann mit einem Smartphone oder mit einem QR-Code Scanner (Lesegerät) gelesen werden.

 

Wie erstelle ich eine QR-Rechnung?
Der Zahlteil lässt sich auf verschiedene Arten erstellen. Sie haben die Möglichkeit, die QR-Rechnung direkt aus dem Buchhaltungsprogramm zu generieren. In den meisten Fällen wird das die einfachste und beste Variante sein. Sollten Sie also noch kein Buchhaltungsprogramm inklusive eines Debitoren-Tools benützen, ist es aus unserer Sicht prüfenswert, sich ein solches zu beschaffen. Bei den Programmen gilt es abzuklären, ab welcher Version und zu welchem Zeitpunkt die Funktionen anwendbar sind.

 

Als weitere Möglichkeit steht Ihnen das Erstellen der QR-Rechnung auf einer Internetseite zur Verfügung (www.qr-rechnung.net). Für grosse Rechnungsmengen wäre der Zeitaufwand enorm und unverhältnismässig. Deshalb ist diese Möglichkeit eher für einzelne Rechnungen ausgelegt und somit für Unternehmen mit wenigen Debitoren oder für den privaten Gebrauch geeignet. Für die QR-Rechnung benötigen Sie keine Vordrucke wie bei den früheren orangen und roten Einzahlungsscheinen. Alle Papierrechnungen müssen dafür perforiert sein und erfordern ein Papier mit Perforation. Bei Rechnungen, die elektronisch versendet werden, zum Beispiel per E-Mail, reicht ein graphisches Scheren-Symbol aus.

 

Vorbereitung auf die Umstellung
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Prozesse. Die Schritte zur Umstellung gestalten sich daher sehr individuell. Betrachten und analysieren Sie Ihr Unternehmen
aus zwei Gesichtspunkten. Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Prüfen Sie, ob Ihre Software (Buchhaltungsprogramm) und Ihre Hardware (Lesegeräte) bereit für die
QR-Rechnung sind. Nehmen Sie dafür bei Bedarf Kontakt mit Ihrem Treuhänder oder den Soft- und Hardwarepartnern auf.

 

Vorteile QR Rechnung
  • Bei der QR-Rechnung gibt es nur noch die IBAN und/oder die «QR-IBAN». Kontonummern, ESR-Teilnehmernummern und Postcheckkontonummern wird es nicht mehr geben.
  • Erhöhung der Automatisierung beim Kreditorenprozess dank erweiterten und somit präziseren Rechnungsstellerinformationen in standardisierter Form, welche im QR-Code enthalten sind.
  • Die Einzahlungsscheine müssen nicht mehr bei den Banken angefordert werden. Sie können selbstständig gedruckt werden • Zusätzliche Informationen und Referenznummern können kombiniert genutzt werden.
  • Im Zahlungseingang erhalten Sie alle Informationen zum Zahler, was Nachfragen und Nachforschungen reduziert bzw. vereinfacht.
  • Die bisherige ESR-Referenz kann 1:1 in die QR-Referenz migriert werden.
  • Einheitlich strukturierte Daten bei Zahlungsprozessen.
  • Zahlungsinformationen können mit Lesegeräten und Smartphones effizient erfasst und direkt ins Zahlungssystem übernommen werden, was Fehler beim Erfassen verhindert.
  • Die QR-Rechnung kann direkt (ohne BESR-Vereinbarung) in der Fakturierungslösung erstellt werden.
  • Die Perforation und der Empfangsschein ermöglichen, dass das Bezahlen am Postschalter oder auf dem Postweg wie gewohnt möglich ist.
  • Alle im QR-Code enthaltenen Informationen sind digital und von Auge lesbar
  • Zusätzliche Informationen, die dem Rechnungsempfänger dienen, können erwähnt werden
  • Zahlungseingänge können automatisiert verarbeitet werden.
  • Rechnungsstellung in CHF und EUR
Nachteile QR Rechnung
  • Anfallende Kosten und Zeitaufwand für die Umprogrammierung / Einrichtung der Soft- und Hardware.
  • Für die Papierrechnung wird Papier mit Perforation benötig
Fazit
Die Einführung der QR-Rechnung bringt viele positive Neuerungen mit sich, welche die wenigen Nachteile überwiegen. Es ist wichtig, sich frühzeitig über den QR-Code zu informieren und die nötigen Schritte für die Umstellung einzuleiten. Die erste QR-Rechnung kann bereits ab dem 30. Juni 2020 versendet / empfangen werden. Wir freuen
uns auf die Einführung und beraten Sie gerne im Hinblick auf die kommende Umstellung.